기획서를 쓸 때 가장 흔한 실수는 해결책부터 쓰는 것입니다. "AI 자동화 도구를 도입하자"로 시작하면, 읽는 사람은 "그래서 무슨 문제가 있는데?"를 먼저 묻습니다. 클로드는 이 순서를 바로잡는 데 특히 쓸모가 있었습니다. 제가 기획서를 쓸 때 쓰는 4단계를 정리합니다.
1단계. 문제를 한 문장으로 정의하기
해결책을 말하기 전에 문제를 정의합니다.
아래 상황을 바탕으로 '문제 정의 문장'을 3가지 버전으로 써 줘.
형식: [누가] [무엇 때문에] [어떤 손해를 보고 있다]
숫자가 있으면 반드시 포함하고, 없으면 [확인 필요]로 표시해.
상황: 고객 문의가 하루 평균 120건인데 상담원 3명이 처리한다.
답변까지 평균 6시간이 걸리고, 지난달 불만 리뷰의 절반이 응답 지연이었다.
세 버전 중 하나를 고르거나 합치면서 무엇을 해결하려는 기획인지 선명해집니다. 이 문장이 기획서의 첫 줄이 됩니다.
2단계. 해결 방향을 3개 이상 비교하기
해결책이 하나뿐인 기획서는 "다른 방법은 검토했나?"라는 질문을 받기 쉽습니다.
위 문제를 해결할 방법을 3가지 제안하고, 다음 기준으로 비교표를 만들어 줘.
기준: 초기 비용, 효과가 나타나는 시점, 지속 비용, 위험 요소
우리 조건: 예산 월 300만 원 이내, 2개월 안에 효과가 보여야 함
표 아래에 조건에 가장 맞는 안과 그 이유를 3줄로.
판단 기준과 조건은 내가 정해서 준다는 점이 중요합니다. 기준 없이 "가장 좋은 방법"을 물으면 일반론이 나옵니다.
3단계. 실행 계획 세우기
선택한 안으로 실행 계획을 구체화합니다.
| 항목 | 클로드에게 요청할 내용 |
|---|---|
| 일정 | 주 단위 마일스톤, 각 주의 산출물 |
| 담당 | 역할별 책임 (실명은 나중에 사람이 채움) |
| 비용 | 항목별 예상 비용과 산정 근거 |
| 성공 지표 | 측정 가능한 지표와 목표치, 측정 방법 |
성공 지표는 꼭 측정 방법까지 쓰게 하세요. "고객 만족도 향상"이 아니라 "응답 시간 6시간 → 2시간, 상담 시스템 기록으로 측정"처럼요.
4단계. 결정권자의 반론 미리 받기
완성된 초안을 새 대화에 넣고 역할을 바꿔 검토를 맡깁니다.
너는 이 기획서를 승인할지 결정하는 본부장이야.
비용에 민감하고, 과거에 비슷한 도입이 실패한 경험이 있어.
이 기획서에 대해 물어볼 질문 7개를 날카로운 순서대로 써 줘.
여기서 나온 질문 중 답이 없는 것이 있다면, 그게 기획서의 약한 고리입니다. 보고서 쓰기에서 말한 것처럼 같은 대화보다 새 대화에서 검토할 때 지적이 날카로웠습니다.
사람이 꼭 채워야 하는 부분
클로드가 잘 만들어 준 기획서라도 다음은 사람의 몫입니다.
- 실제 숫자: 문의 건수, 비용, 일정의 근거
- 조직 맥락: 왜 지금 해야 하는지, 다른 프로젝트와의 관계
- 이해관계자: 누구의 협조가 필요하고 누가 반대할지
- 최종 판단: 어떤 안을 추천할지
기획서를 쓰며 느낀 점
클로드와 기획서를 쓰면서 가장 크게 바뀐 건 1단계에 쓰는 시간입니다. 예전에는 해결책을 정해 놓고 이유를 끼워 맞추는 경우가 많았는데, 문제 정의 문장을 세 가지로 받아 비교하다 보면 처음 생각한 해결책이 맞지 않는다는 걸 깨닫기도 합니다. 결과적으로 기획서가 짧아지고, 승인 회의의 질문도 줄었습니다.
기억할 것
- 해결책보다 문제 정의 문장을 먼저 쓰세요.
- 해결안은 3개 이상, 내가 정한 기준과 조건으로 비교합니다.
- 실행 계획의 성공 지표에는 측정 방법까지, 마지막엔 결정권자 역할로 반론을 받아 보세요.
참고 링크
